Las empresas generan cada año gran cantidad de archivos tanto en papel como en soporte electrónico, que por motivos legales, necesitan conservar durante un tiempo.

Estos documentos pueden ser, de carácter laboral, documentos en materia de Seguridad Social y documentos relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales.

La normativa recogida en las distintas disposiciones que legislan el periodo de conservación, es abundante y establece diferentes periodos de conservación dependiendo del uso y del tipo de documentos.

En algunas ocasiones, hay documentos que tienen distintas finalidades y han de conservarse más tiempo debido a los distintos periodos de cada de una de las acciones para las que se utilizará.

Duración para cada tipo de documento

  1. Documentos laborales
    1. Contratos de trabajo
    2. Libro de visitas
    3. Actas de reuniones con el Comité de Empresa
    4. Contratos por ETT
    5. Comunicaciones de apertura de centro de trabajo

Deberán guardarse mínimo durante tres años, cuando prescriben las infracciones laborales.

  1. Documentos de la Seguridad Social
    1. Comunicaciones de alta y baja en la Seguridad Social
    2. Documentos de cotización
    3. Certificados de situación de cotización

Deberán conservarse un mínimo de 4 años que es cuando prescriben las infracciones en materia de Seguridad Social.

Además de los años que tardan en prescribir las infracciones en cada uno de los dos tipos de documentos, siguiendo las dos siguientes leyes hay que tener en cuenta dos períodos de conservación más:

Artículo 30 del Código de Comercio Mínimo 6 años de conservación
Ley Orgánica 7/2012 de 27 de diciembre Recomendado 10 años

Deberemos guardar los documentos en materia laboral y materia de Seguridad Social un total de 10 años.

  1. Documentos de Prevención de Riesgos Laborales
    1. Plan de prevención
    2. Concierto con el servicio de Prevención
    3. Planificación de la Actividad Preventiva
    4. Plan de Emergencia
    5. Documentación sobre formación a los trabajadores
    6. Evaluación de riesgos
    7. Documentos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
    8. Relación de accidentes de trabajo

Deberán conservarse mínimo 5 años, coincidiendo con el tiempo que tardan en prescribir las infracciones en PRL. Además, se recomienda guardarlos mínimo 6 años como establece el artículo 30 del Código de Comercio.

 

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